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多年来，随着政府党政机关形成的一些基建、文书档案资料，不仅量大而且保管费高且不易保存，难以迅速、准确的为政府党政机关单位的各项工作服务。
目前，大多数的高校档案馆保存的档案信息形态主要以纸质，缩微胶片和底片的等载体形式存在，不但数量庞大，而且种类繁多，针对这种现状，结合各高校档案馆对档案信息快速便捷的应用需求，可以通过档案数字化加工来完成高效，快捷，安全的档案数字化管理。
如今，随着医疗档案的数量不断递增，档案使用的频率更加频繁，处理的数据也更为庞大。传统档案进行数字化加工已是现在适应信息时代发展的新举措、新要求。
随着城市建设的飞速发展，房地产业呈现出强势劲头，房产档案的数量开始急剧增加，档案的利用率也大幅增高，许多政府机关与企事业单位开始投入大量人力、物力积极推进档案数字化建设，实现档案数字化管理。
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